I. История

Студенческое отделение работает с 1964 года. В 2006 году продолжил свою деятельность как Отдел регистрации в составе Департамента образования, в результате структурных изменений в ноябре 2016 года — как Отдел приема и регистрации студентов, а с ноября 2019 года — как Отдел регистрации и оценки знаний студентов.

С 15 января 2024 года создан Отдел электронной регистрации, включая Отдел по работе со студентами.

II. Направления деятельности

Основными направлениями деятельности Отдела электронной регистрации являются:

1. Регистрация в связи с  приемом студентов (на уровне бакалавриата и магистратуры);

2. Обеспечение наличия необходимых документов в личных делах студентов, обучающихся по программам бакалавриата и магистратуры университета, их регистрация и хранение в отделе в течение периода обучения до сдачи в архив отдела;

3. Осуществляет ввод персональных данных выпускников (граждан Азербайджанской Республики, а также иностранных студентов) в систему по СПД (Система подтверждения дипломов);

4. Обеспечивает внесение информации о студентах в базу данных во всех аспектах;

5.       Внесение в Министерство образования поручений на получение документов государственного образца (бланков дипломов и приложений к дипломам), аттестатов и представление на основании акта определенного количества дипломов, приложений к дипломам и аттестатов, полученных в Специальном управлении, написанные на основании приказов по соответствующим специальностям, и регистрация их в книге, выделенной для этой цели, выпускникам;

6. Предъявление объяснительных ректору с указанием причин и номеров порчи дипломов, приложений к дипломам, сертификатов и Составление акта на основании утверждения ректором и передача этих документов в Особый отдел

7.       Включение в систему « ТИМС-Высшее и среднее специальное образование» Министерства Образования Азербайджанской Республики  окончивших университет бакалаврам и магистрам по годам; Приказы, поступившие с факультетов по направлениям (внутренний-внешний перевод, отчисление, академический отпуск, перемена фамилии, имени, отчества, перевод с курса на курс).

8. Хранение в личных делах обучающихся выписок из приказов, изданных в отношении обучающихся, и обеспечение выполнения иных требований, вытекающих из приказа, выдача на основании заявлений обучающихся временных удостоверений, а также выдача свидетельств об окончании вуза;

 

 

9. Расчет стипендий по специальностям в рамках факультетов и передача результатов в бухгалтерский учет;

10. Развитие системы ПВССО (Подсистема высшего и среднего специального образования);

11. Сбор личных дел восстановленных студентов;

12. Выдача академических справок;

13. Организация эффективной работы системы электронного управления образованием;

14. Создание системы электронной регистрации: Разработка современной платформы для регистрации студентов;

15. Оцифровка данных: перенос существующих данных о студентах и ​​выпускниках в систему;

16. Обеспечение безопасности данных: внедрение современных систем шифрования для защиты данных;

17. Отслеживание результатов учащихся: интеграция оценок, транскриптов и академической успеваемости в электронную систему;

18. Разработка мобильных приложений: обеспечение доступности процесса электронной регистрации на мобильных устройствах;

19. Обучение сотрудников: Проведение обучения сотрудников эффективному использованию электронной системы;

20. Обучение студентов: подготовка инструкций, объясняющих студентам процесс онлайн-регистрации;

21. Создание архивной системы: хранение старых данных студентов в цифровом архиве;

22. Расчет стипендий по специальностям в рамках факультетов и передача результатов в бухгалтерский учет;

23. Постоянный мониторинг и обновление: регулярная проверка и обновление производительности системы.

 

  

 

III. Контакты

Тел: (внутренний 105)

Email: [email protected]

Адрес: улица Рашида Бейбутова 134, главный учебный корпус АУЯ, 1 этаж

 

Начальник отдела электронной регистрации

Доц. Рустамзаде Айгюн Вахид